MENGARSIPKAN BERKAS MENGGUNAKAN APLIKASI CAM SCANNER

 

Kelompok 12

Nama anggota :

Ahmad Rizky

Desi ramadha Fitriani

Gerry Dwi bulianto

Rizal Nugraha mukti

Haneda halim

Definisi arsip 

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan atau bergambar dari masa lampau yang disimpan dalam media tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk atau hardisk yang biasanya diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi. Kemudian, arsip tersebut disimpan dan dijaga di tempat tertentu sebagai referensi orang lain .

Arsip digital atau sering dikenal dengan arsip elektronik merupakan suatu arsip yang telah mengalami perubahan dari bentuk fisik seperti lembaran kertas menjadi data elektronik, ataupun data yang memang dari awalnya terbuat dari data digital dengan metode penyimpanan juga didalam media digital seperti flasdisk, server dan lain – lain.

Fungsi pengarsipan

Secara umum, arsip berfungsi sebagai alat informasi dan alat bukti yang bisa digunakan untuk masa mendatang. Semua bentuk pengarsipan pasti memiliki nilai guna arsip, yang bisa dibedakan menjadi dua fungsi, antara lain:

Fungsi primer arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang ketika tugas sedang berlangsung atau setelah kegiatan selesai.

Fungsi sekunder arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kegunaan. Bukan lagi pada pencipta arsip, melainkan bagi kepentingan lembaga atau instansi pemerintah, swasta, perorangan dan kepentingan umum lain sebagai bahan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan.

Tujuan arsip

Arsip memiliki peranan penting sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang dibutuhkan sebuah organisasi dalam melakukan perencanaan, analisis data, pengembangan, perumusan kebijakan hingga pengambilan keputusan.

Berikut cara mengarsipkan berkas :

1. Tahapan Pengumpulan Bahan

Yaitu memilih file atau dokumen digital yang akan di arsipkan. Disini saya akan memilih dokumen fisik atau gambar. Disini kami menggunakan aplikasi camscanner.

 2. Tahap Pemindaian

Tahap kedua adalah tahapan pemindaian. Tahap pemindaian arsip digital dilakukan menggunakan bantuan aplikasi camscanner. 

Jadi tujuannya untuk merubah dokumen fisik menjadi arsip digital.

3. Tahap manipulasi

Tahap selanjutnya yakni tahapan manipulasi. Dalam proses penyimpanan arsip digital memiliki keunggulan yaitu mudahnya melakukan manipulasi bentuk format dokumen yang akan disimpan.

Karena hasil proses digitalisasi yang sangat besar, maka kita dapat mengubah format arsip digital tersebut menjadi ukuran yang lebih kecil dengan mengkompresi dokumen menggunakan bantuan aplikasi smallpdf.

4. Tahap entry data

Tahapan ini dilakukan dengan memasukan data yang sudah dideskripsikan dan dikelompokkan berdasarkan klasifikasi tertentu. Artinya memasukan file tersebut ke folder yang kita tentukan.

Tujuannya agar kita nantinya dapat melakukan pencarian informasi berdasarkan deskripsi klasifikasi data yang sudah dibuat atau dibentuk. User dapat menggunakan kata kunci yang tepat untuk proses pencarian kembali informasi yang sudah disimpan sehingga lebih mudah dan cepat.

Refrensi dari : https://penerbitbukudeepublish.com/pengadaan/arsip-digital/